Wie man auch im Homeoffice wirkungsvoll präsentiert.

A Guide on how to present online.

Das Coronavirus Sars-CoV-2 hat umfangreiche Auswirkungen auf das tägliche Leben. Die meisten davon sind mit Einschränkungen verbunden. Doch die strengen Auflagen bringen auch eine ungeahnte Flexibilität in veraltete Denkmuster und Gewohnheiten. Wenn der gewohnte Weg nicht mehr vorhanden ist, fällt es leichter, einen neuen einzuschlagen. Produktionen werden innerhalb von kürzester Zeit auf vollkommen neue Produkte umgestellt. Die Digitalisierung hält schneller denn je Einzug in die Unternehmenswelt und ihre Gepflogenheiten. Selbst die Hauptversammlung darf nun digital durchgeführt werden. Und Millionen Menschen arbeiten gerade im Homeoffice. Was vor wenigen Jahren undenkbar war, ist nun die neue Normalität geworden.

Als Präsentationsagentur hat uns eine Sache ganz besonders beschäftigt: Wie präsentiert man aus dem Homeoffice? Wenn so viele Menschen von Zuhause aus arbeiten, dann müssen sie auch von dort aus kommunizieren. Und Präsentationen machen einen erheblichen Teil dieser Kommunikation aus. Der Quartalsabschluss unseres Unternehmens wurde kurzerhand für eine Fallstudie zweckentfremdet. Eine Taskforce setzte sich
für diesen Anlass umfangreich mit dem Thema Online-Präsentation auseinander und versuchte Lösungen für die größten Herausforderungen zu finden.
Wir haben dabei festgestellt, dass die Online- Präsentation eine ganz eigene und besondere Disziplin ist. Sie funktioniert nach ihren eigenen Spielregeln. Was das genau bedeutet, wollten wir für uns selbst – aber auch für alle anderen Unternehmen – konkretisieren und anwendbar machen.

Das Ergebnis halten Sie in Ihren Händen. Sie erhalten Tipps, wie sie Webmeetings mit einfachen Mitteln verbessern können. Anregungen, wie Sie Seminare auch im Web sinnvoll durchführen. Und natürlich zahlreiche Impulse für die wirkungsvolle Inszenierung Ihrer Präsentation.

Die Konzeption der Inhalte ist der Startpunkt einer jeden Präsentation – soweit zumindest unsere Empfehlung. Egal, ob Sie eine bestehende Präsentation inhaltlich hinterfragen oder sie von der ersten Idee an neu aufbauen – die folgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen, Ihre wichtigen Botschaften digital konsumierbar zu machen.

Inhalt

01 First things first.

Die Reduktion auf die relevanten Inhalte ist für Online-Präsentationen wichtiger denn je. Denn während nur selten jemand während einer Präsenzveranstaltung aufsteht und geht, passiert dies bei Webmeetings und Webinaren regelmäßig. Manchmal absichtlich (Sieht ja niemand, dass ich gehe) und häufig aus technischen Gründen (Internet, Katze, Post, Kind). Kommen Sie also schnell auf den Punkt. Was muss Ihre Zielgruppe auf jeden Fall wissen? Was ist für sie von Bedeutung oder von Wert? Womit können Sie das Interesse wecken? Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Denn die Aufmerksamkeitsspanne ist online noch kürzer. Und während sie noch mitten im Thema sind, ploppt beim Gegenüber vielleicht schon eine Mail auf, die für Ablenkung … Entschuldigung, wo waren wir gerade?

02 You’ve changed, man.

Manche Anforderungen an eine wirkungsvolle Präsentation bleiben nahezu unverändert (Klare Struktur, plausible Argumente, konkrete Beispiele). Andere hingegen ändern sich ganz gewaltig (Interaktion mit Publikum oder Folie, Produkte anfassen, Smalltalk). Denken Sie kurz nach, was bei Ihren früheren Präsentationen ein Erfolgsgarant war und übersetzen Sie es in das neue Setting.

Der Smalltalk vom Empfang zum Meetingraum muss nun im Termin selbst stattfinden. Eine Requisite oder ein Give-away können womöglich mit der Post zugestellt werden. Und als kleine Aktivierung bei Trainings oder Teammeetings bauen Sie keine Marshmallow-Nu- del-Türme mehr, sondern spielen „Stadt, Land, Lieferdienst“ oder Montagsmaler über das digitale Whiteboard.

03 Dialogue, not monologue.

Es gibt verschiedenste Arten, online zu präsentieren und die meisten basieren auf Dialog. Wenn Sie also nicht gerade Ihre Keynote via Livestream in die Weiten des Internets katapultieren, sollten Sie das Gespräch mit dem Gegenüber fest einplanen. Das wirkt sich besonders auf die Struktur der Präsentation aus. Umfangreiche Heranführungen, komplexe Argumentationsketten und langatmiges Storytelling funktionieren in diesem Kontext schlechter. Verwenden Sie stattdessen Strukturen, die unabhängig von einer Reihenfolge funktionieren. Schaffen Sie zwischen zwei Themen Freiraum für Fragen oder fordern sogar dazu auf. Und nutzen Sie Sprungfolien. Denn diese ermöglichen Ihnen, elegant in verschiedene Themenbereiche zu springen. Außerdem können Sie so flexibel auf die Fragen des Gegenübers reagieren, ohne den Blick auf ihren unaufgeräumten Desktop oder private Mails freizugeben.

Haben Sie Präsentationen, die Sie seit einiger Zeit unverändert in Benutzung haben? Dann sollten Sie nun noch einmal genauer hinsehen. Denn die digitale Präsentation birgt neue Herausforderungen für Ihr Foliendeck. Wie müssen sich Folien verändern, damit sie auch im Webmeeting zuverlässig funktionieren?

Folien

01 Form follows function.

Bevor wir die Gestaltung der Folie betrachten, geht es darum, das Foliendeck auf das Nötigste zu reduzieren. Denn im Webmeeting steht die Folie in direkter Konkurrenz zum Abbild des Sprechers. Hinterfragen Sie die Funktion einer jeden Folie. Welche Folien brauchen Sie selbst, um den Faden nicht zu verlieren? Welche Inhalte versteht man besser, wenn man sie visualisiert? Und welche Folien brauche Sie, um das Publikum zu emotionalisieren? Folien sollen Sie als Sprecher bereichern und nicht ersetzen. Reduzieren Sie also den Folientext auf ein Minimum. Sonst kann das Publikum mitlesen, der Spannungsbogen ist dahin und es entsteht Langeweile (und das Publikum liest Mails oder schielt unauffällig auf das Handy). Greifen Sie stattdessen auf Fotos, Illustrationen oder andere Visualisierungen zurück.

02 Does it work?

Jede Präsentation hat ihre eigene Ästhetik – immer in Abhängigkeit von der gewünschten Wirkung. Doch online ändern sich die Spielregeln und es entsteht ein Konflikt zwischen Ästhetik und Bandbreite. Animationen laufen ungleichmäßig, der Folienübergang zieht sich über Sekunden, Videos ruckeln. Versuchen Sie also, die gewünschte Wirkung durch Bildgestaltung zu erzeugen und nicht durch Animationen oder besondere Videoeffekte. Das Endgerät Ihres Gegenübers spielt ebenfalls eine Rolle. Was auf Ihrem Monitor gut erkennbar war, wird womöglich auf einem Laptop, einem Tablet oder gar einem Smartphone betrachtet. Nutzen Sie also eine plakative und kontrastreiche Gestaltung und passen Sie die Schriftgröße entsprechend an. Je nach Meeting-Software wird außerdem ein Stück der Folie von den Teilnehmervideos überlagert. Achten Sie also darauf, dass an diesen Stellen kein wichtiger Content platziert wird.

03 Me and the Brand.

Bei all diesen Tipps stellt sich die Frage nach der Umsetzung im Unternehmenskontext. Wir empfehlen beispielsweise, auf weiße Folien zu verzichten. Weiße Folien sind in Unternehmen beliebt, um beim Druck Toner zu sparen. Im Webmeeting hingegen sind weiße Folien unangenehm für die Augen – vor allem in einem dunklen Raum. Spätestens hier kollidiert Ihre Präsentation womöglich mit den PowerPoint-Templates des Unternehmens. Was tun? Verzichten Sie auf Alleingänge. Wir empfehlen stattdessen den Austausch mit der Kommunikations- oder Marketingabteilung Ihres Unternehmens. Denn gerade bei schwieriger Marktlage sollten Sie das Unternehmen markenkonform repräsentieren. Definieren Sie also Faktoren (Schriftgröße, Farben, Layout), wie jeder Mitarbeiter in Eigenregie vom Master ab- weichen darf. Oder erfragen Sie ein neues Template, das den Anforderungen gerecht wird.

Der Sprecher ist mehr denn je gefordert, mit Persönlichkeit und Charisma zu beeindrucken und die digitale Barriere zu überwinden. Erst der Sprecher erweckt das technische Setting zum Leben. Seine Performance entscheidet maßgeblich über die Aufmerksamkeit und das Vertrauen der Zuschauer. Wie gelingt das?

Sprecher

01 Podcast-Lessons.

Die Stimme des Sprechers beeinflusst ob wir eine Online-Präsentation als langweilig, angenehm oder stressig wahrnehmen. Tendenziell sind tiefe Tonlagen etwas angenehmer,
bei monotoner Sprechweise wirkt das aber schnell einschläfernd. Variieren Sie die Tonlage bewusst, um eine Wirkung zu erzeugen. Unerwartetes Quietschen sollte aber im Hinblick auf die verschiedenen Lautstärke-Einstellungen tunlichst vermieden werden.

Die Geschwindigkeit Ihrer Sprache spielt ebenfalls eine große Rolle. Sprechen Sie zu schnell, kann der Kopf nicht folgen. Sprechen Sie zu langsam, wird es langweilig. Daher ist es sinnvoll, auch hier zu variieren. Setzen Sie außerdem bewusst Pausen ein. So hat das Publikum die Möglichkeit das Gesagte zu verarbeiten oder nachzufragen. Eine klare Artikulation hilft ungemein, dass die Botschaft auch bei schlechter Verbindung ankommt. Nehmen Sie sich beim Sprechen auf, um Ihre eigene Stimme zu beurteilen. Das ist zwar ungewohnt anzuhören, aber sehr hilfreich.

02 Dresscode 2.0

Kein Dresscode. Das war für 46 % der Befragten ein positiver Aspekt von Homeoffice (Quelle: YouGov). Und ja, in aller Regel sind die Outfits etwas weniger formal. Doch bei einer Online-Präsentation gibt es dennoch einiges zu beachten. Beispielsweise der Kontrast zum Hintergrund. Schwarz vor Schwarz erzeugt einen schwebenden Kopf, Weiß vor Weiß ist ebenfalls nichts sehr trennscharf. Grelle Farben sind auf Dauer ablenkend und unangenehm. Auch gemusterte Kleidung birgt Risiken. Das kleinteilig gemusterte Kleid lenkt mehr vom Gesicht ab, als man es sich wünscht (Dasselbe gilt natürlich für tiefe Ausschnitte). Das gestreifte Hemd offenbart plötzlich den Moiré-Effekt und beginnt fleißig zu flimmern. Am besten eignen sich also einfarbige Kleidungsstücke in gedeckten Farben. Und ziehen Sie bitte eine Hose an – man weiß nie, wann man unerwartet aufstehen muss.

03 Bodylanguage.

Auch wenn der Körper nicht vollständig sichtbar ist, spielt Körpersprache trotzdem eine Rolle. Sitzen Sie aufrecht oder präsentieren Sie sogar im Stehen. Die Haltung macht sich visuell bemerkbar und gibt Ihrer Stimme mehr Raum. Bringen Sie außerdem Ruhe in Ihre Bewegungen. Nervöses Wippen mit den Füßen oder häufige Gewichtsverlagerung von links nach rechts, wirken in einem Video noch unruhiger als bei einem Live-Meeting.

Gestik und Mimik als visuelle Unterstützung der Botschaft spielen weiterhin eine große Rolle. Schauen Sie direkt in die Kamera und stellen Sie sich vor, Ihr gesamtes Publikum säße direkt hinter der Linse. Setzen Sie Ihre Mimik stärker, ihre Gestik hingegen reduzierter als gewohnt ein. Achten Sie darauf nahe am Körper zu gestikulieren, sodass Ihre Hände im Video noch sichtbar sind. Das alles üben Sie am besten in einem Webmeeting mit einem Kollegen oder anhand einer Videoaufzeichnung.

Spielt der Raum noch eine Rolle, wenn man sich doch sowieso digital gegenübersitzt? Ja, und zwar eine doppelte Rolle. Auf der einen Seite gilt es, den realen Raum – das Homeoffice – als wirkungsvolle Bühne zu bespielen. Zum anderen gibt es auch Mittel und Wege, den virtuellen Raum zu inszenieren. Wie sehen die verschiedenen Möglichkeiten aus?

Raum

01 The basic setup.

Bereits im klassischen Homeoffice-Setting gibt es viel Potenzial für Verbesserung. Das Licht sollte – unabhängig davon, ob es sich um ein Fenster oder eine künstliche Lichtquelle handelt – etwa aus Richtung der Kamera kommen. Kommt das Licht von hinter Ihnen, er- scheinen Sie nur als Silhouette. Transparente Vorhänge ermöglichen eine gleichmäßigere Verteilung der Sonneneinstrahlung. Und wenn Sie gerade gar kein Licht in Reichweite haben, öffnen Sie auf Ihrem Monitor eine leere weiße Seite. Das hilft ebenfalls.
Gehen Sie mit Ihrem Publikum auf Augenhöhe und vermeiden Sie die ungünstige Froschperspektive. Dafür stellen Sie den Laptop oder die Kamera auf einen Ständer (ein Stapel Bücher tut es auch) und justieren die Stuhlhöhe, sodass Sie gerade in die Kamera blicken. Eine gute Internetverbindung über ein LAN-Kabel ist essenziell genau wie ein gutes Headset. Das zählt quasi zum Homeoffice-Knigge.

02 Studio at home.

Sobald es um mehr geht, als die täglichen internen Webmeetings, lohnt sich ein „Home Studio“. Mit zwei Videoleuchten – links und rechts von ihrer Kamera platziert – und einem Greenscreen ergeben sich bereits viele Möglichkeiten. Über „Chroma Keying“ können Sie den grünen Hintergrund durch beliebige Bilder oder Folien austauschen. Mit der entsprechenden Software präsentieren Sie blitzschnell in Ihrem eigenen Setting.

Die Qualität der Übertragung lässt sich dann über weiteres Equipment zusätzlich steigern. Ein Tischmikrofon ermöglich Ihnen eine hohe Soundqualität ohne, dass Sie ein Headset oder Ansteckmikrofon tragen müssen. Statt der integrierten Kamera sollten Sie auf Web- cams oder Smartphones mit Full-HD oder 4K-Aufnahme zurückgreifen. So lassen sich leicht verschiedene Kamerapositionen und Ausschnitte realisieren, zwischen denen Sie dann fließend hin und her switchen können.

03 Your virtual space.

Nun haben wir darüber gesprochen, wie Sie den realen Raum um sich herum einrichten. Doch wie geschieht das virtuell? Betrachten Sie die Fläche Ihrer Bildschirmübertragung als den Raum, den es zu bespielen gilt. Hier gibt es drei Möglichkeiten, die von der klassischen Software-Oberfläche abweichen. Das Sprechervideo kann neben der Folie liegen – quasi side-by-slide. Es kann aber auch direkt in die Foliengestaltung integriert werden und von Folie zu Folie neu positioniert werden. Oder – und das ist die Kür – es entsteht ein virtuelles Setting rund um den Sprecher. Spätestens hierfür sind ein Greenscreen und eine Streaming- Software erforderlich.

Mensch und Folie finden so wieder zusammen – fast wie bei einer Präsenzveranstaltung. Die Interaktion mit der Folie wird wieder möglich. Und der Sprecher erhält einen prominenten Platz im Sichtfeld der Zuschauer. Je nach Aufwand der Gestaltung können so auch thematisch passende Welten inszeniert werden.

Begrüßung im Foyer mit Häppchen, danach Öffnung des Veranstaltungsraumes, zwei Vorträge und eine kleine Pause, dann Brainstorming-Sessions in Kleingruppen und zum Abschluss ein gemeinsames Abendessen mit musikalischer Untermalung. Im Zuge einer Präsenzveranstaltung ist diese Art der Dramaturgie leicht umsetzbar. Doch wie kreiert man eine digitale Audience Journey?

Dramaturgie

01 Suitable software.

Für klassische Webmeetings gibt es inzwischen unzählige Anbieter von Meeting-Software. Achten Sie bei der Auswahl auf die Unterschiede. Möchten Sie Gruppenarbeit einbinden, sollte die Software „Breakout-Groups“ ermöglichen. Möchten Sie einen Vortrag oder ein Webinar halten, so bieten sich Programme mit Webinar-Funktion an. So wird nur Ihr Video übertragen. Die Zuschauer bleiben unsichtbar und stummgeschaltet – können sich aber für Fragen bemerkbar machen. Und zu guter Letzt bieten integrierte Umfragetools ein wertvolles Werkzeug der Interaktion.

Für größere Veranstaltungen oder spezielle Anlässe können außerdem Streaming-Software, digitale Workshoptools, Social-Media und Event-Software zum Einsatz kommen. Die Streaming-Software ermöglicht virtuelle Settings und sorgt außerdem für eine reibungslose Übertragung. Workshoptools sind perfekt geeignet, um Sparrings, Coachings und eben auch Workshops interaktiv durchzuführen. Über Social-Media gelingt der Kontakt zu der Außenwelt. Und mit der ein oder anderen Event-Software lässt sich all das gleichzeitig ermöglichen – von Keynotes über Workshops bis hin zum Networking danach.

02 A little more interaction.

Dank Software ist mehr möglich, als man auf den ersten Blick erwartet. Nun liegt es an Ihnen, eine sinnvolle Journey durch die verschiedenen digitalen Tools zu konzipieren – vom Countdown bis zur Verabschiedung. Doch wir gehen noch einen kleinen Schritt weiter. Denn wirklich nahbar wird eine Online-Präsentation dann, wenn sie die digitale Barriere durchbricht. Wenn Dinge greifbar, menschlich und unerwartet sind.
Verschicken Sie Ihr Produkt oder den Programmflyer per Post. Lassen Sie den Teilnehmern einen Cocktail, ein Lieferdienst-Menü oder Eis nach Hause liefern. Machen Sie einen Videorundgang durch Ihr Zuhause oder lassen Sie die Teilnehmer die Selbstvorstellung anhand verschiedener Gegenstände ihrer Wohnung durchführen. Rufen Sie eine Wohnzimmer-Challenge aus, deren Erfolge dokumentiert werden müssen. Oder definieren Sie einen Dresscode passend zum Thema der Veranstaltung. Alles ist möglich.

03 In case of emergency.

Die Angst vorm Scheitern ist nicht unbegründet. Aber bleiben Sie dennoch mutig. Denn die meisten Ihrer Teilnehmer befinden sich wahrscheinlich – genau wie Sie – mitten im Neuland. Und abgesehen davon, können Sie bereits vorab Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Arbeiten Sie bei wichtigen Anlässen also frühzeitig einen Notfallplan aus.

Nutzen Sie parallel einen Messaging-Dienst, um in Kontakt bleiben zu können. Erstellen Sie einen detaillierten Ablaufplan, auf dem auch alle notwendigen Links zu den Meetings oder Kommunikationskanälen hinterlegt sind. Und hinterlegen Sie dort eine alternative URL für Notfälle. Bestimmen Sie einen zweiten Moderator, der das Meeting spontan übernehmen kann. Es gibt für nahezu jedes Problem eine Lösung.

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Wir informieren Sie gerne, wie Sie Ihr online präsentieren auf ein neues Niveau bringen können und wie ein Projekt mit uns aussehen kann.

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